Giải Pháp Kết Nối Tổng Đài Đa Chi Nhánh: Liên Lạc Nội Bộ Miễn Phí Giữa Văn Phòng Và Nhà Xưởng

Khi doanh nghiệp mở rộng quy mô hoạt động, việc phát triển thêm các chi nhánh mới, chuỗi cửa hàng bán lẻ hoặc xây dựng nhà xưởng sản xuất ở các tỉnh thành là xu thế tất yếu. Tuy nhiên, việc quản lý hệ thống liên lạc nội bộ lúc này gặp phải rào cản lớn: Nhân viên tại văn phòng tổng công ty khó liên lạc nhanh chóng với quản lý dưới nhà xưởng, các cuộc điện thoại trao đổi công việc giữa các chi nhánh phát sinh chi phí cước điện thoại viễn thông khổng lồ hàng tháng. Giải pháp **kết nối tổng đài đa chi nhánh** thông minh từ Menkar là câu trả lời hoàn hảo, giúp thống nhất hệ thống thông tin liên lạc của toàn bộ doanh nghiệp thành một mạng lưới duy nhất, đàm thoại nội bộ hoàn toàn miễn phí.

Giải pháp kết nối tổng đài đa chi nhánh hoạt động như thế nào?

Giải pháp của Menkar ứng dụng công nghệ VoIP (Voice over Internet Protocol) để liên kết hệ thống tổng đài ở các địa điểm địa lý khác nhau thông qua mạng WAN nội bộ hoặc mạng internet bảo mật (VPN). Toàn bộ các máy điện thoại bàn IP tại văn phòng chính, nhà xưởng, kho bãi hay cửa hàng bán lẻ đều được đăng ký về một hệ thống quản lý trung tâm hoặc thiết lập các liên kết trung kế IP trực tiếp (IP Trunking) giữa các tổng đài chi nhánh.

Sau khi kết nối, mỗi nhân sự ở bất kỳ vị trí nào cũng sẽ được cấp một số máy nhánh nội bộ duy nhất (ví dụ: văn phòng chính có máy nhánh dạng 1xx, nhà xưởng có máy nhánh dạng 2xx, chi nhánh miền Nam có máy nhánh dạng 3xx). Để liên lạc, nhân viên chỉ cần nhấc máy và bấm số nội bộ mà không cần phải thực hiện cuộc gọi di động thông thường.

Những lợi ích cốt lõi của hệ thống tổng đài đa chi nhánh

Triển khai hệ thống liên lạc đa chi nhánh mang lại những cải tiến vượt trội trong khâu vận hành doanh nghiệp:

• Tiết kiệm 100% chi phí cuộc gọi nội bộ: Tất cả các cuộc trao đổi công việc giữa nhân viên văn phòng tổng với thủ kho ở kho bãi cách xa hàng trăm km, hay với nhân viên bán hàng tại chuỗi cửa hàng đều hoàn toàn miễn phí.
• Quản lý tập trung, thống nhất: Ban giám đốc có thể dễ dàng quản lý toàn bộ hệ thống liên lạc từ xa. Mọi thay đổi về cấu hình, phân quyền cuộc gọi hay thêm mới nhân sự đều có thể thao tác tập trung trên một giao diện web duy nhất mà không cần đến từng chi nhánh để xử lý.
• Sử dụng chung một số Hotline đại diện: Doanh nghiệp chỉ cần đầu tư duy nhất một số điện thoại đẹp làm hotline chung (như 1900…). Khi khách hàng gọi đến số hotline này, hệ thống sẽ tự động định hướng cuộc gọi đổ chuông về đúng chi nhánh hoặc văn phòng tương ứng ở khu vực của khách hàng vô cùng chuyên nghiệp.
• Độ trễ bằng không và chất lượng âm thanh HD: Tín hiệu thoại được truyền tải trên trục mạng cáp quang ổn định, giúp các cuộc đàm thoại diễn ra tức thì, không bị trễ hay rè tiếng.

Quy trình kỹ thuật kết nối đa chi nhánh của Menkar

Menkar sở hữu kinh nghiệm thực chiến dày dặn trong việc thiết kế hạ tầng điện nhẹ và tích hợp viễn thông, triển khai giải pháp kết nối theo quy trình chuẩn:

1. Khảo sát hạ tầng mạng tại các chi nhánh: Đánh giá chất lượng đường truyền internet và thiết bị định tuyến (Router) tại từng địa điểm. Thiết lập mạng riêng ảo VPN (Virtual Private Network) bảo mật giữa các chi nhánh để bảo vệ an toàn luồng dữ liệu thoại.
2. Thiết lập phương án kết nối tổng đài: Tùy theo hiện trạng, sử dụng giải pháp tổng đài đám mây Cloud PBX dùng chung cho toàn công ty, hoặc kết nối các tổng đài IP vật lý sẵn có tại các chi nhánh thông qua giao thức SIP Trunking nội bộ.
3. Quy hoạch dải số máy nhánh khoa học: Phân bổ dải số máy nhánh rõ ràng cho từng chi nhánh, tránh trùng lặp để nhân viên dễ dàng nhớ số và thực hiện cuộc gọi nhanh chóng.
4. Cài đặt tính năng chuyển cuộc gọi linh hoạt: Cấu hình tính năng chuyển cuộc gọi (Call Forward) khi bận máy hoặc hết giờ làm việc. Ví dụ cuộc gọi ngoài giờ đến văn phòng chính sẽ tự động chuyển sang số máy nhánh của chi nhánh trực ca đêm.
5. Đo kiểm, chạy thử tải hệ thống: Đánh giá mức độ chiếm dụng băng thông của luồng thoại thoại, tối ưu hóa chất lượng dịch vụ (QoS) trên Router để ưu tiên băng thông cho cuộc gọi thoại luôn ổn định nhất.

Menkar – Kết nối sức mạnh doanh nghiệp đa chi nhánh

Một hệ thống liên lạc thông suốt và không tốn phí là chìa khóa nâng cao sức mạnh quản lý và tính gắn kết của toàn bộ doanh nghiệp. Hãy liên hệ ngay với Menkar để được các chuyên gia viễn thông của chúng tôi khảo sát và đưa ra phương án kết nối đa chi nhánh tối ưu nhất cho doanh nghiệp của bạn!